Information zur Verarbeitung personenbezogener Daten für Beschäftigte Information nach Art. 12, 13, 21 DSGVO
Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Kurz KG sowie die Ihnen nach dem Daten-schutz zustehenden Rechte.
I. Verantwortlicher der Datenverarbeitung
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung als Unternehmen, bei dem Sie beschäftigt sind ist:
Kurz KG
Schwabenheimer Weg 70
55543 Bad Kreuznach
Telefon: +49 (671) 88866-0
Ggf. besteht das Beschäftigungsverhältnis mit einer Schwester- oder Tochtergesellschaft der Kurz KG, sowie sonstiger Gesellschaft, i. S. v. § 15 AktG.
Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten:
HolzLand GmbH
c/o Datenschutzbeauftragter
Deutsche Str. 5
44330 Dortmund
E-Mail: datenschutz@holzland.com
II. Verarbeitete Datenkategorien, Herkunft der Daten
Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere Ihre Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namens-zusätze, Staatsangehörigkeit und Personalnummer), Kontaktdaten (etwa private Anschrift, [Mobil-]Telefonnummer, E-Mail-Adresse), die bei der Nutzung der IT-Systeme anfallenden Protokoll- bzw. Metadaten sowie weitere Daten aus dem Beschäftigungsverhältnis (z. B. Zeiterfassungsdaten, Urlaubszeiten, Arbeitsunfähigkeitszeiten, ggf. tätigkeitsbezogene Leistungsdaten, ggf. Daten zur Eignung, Befähigung und fachlichen Leistung sowie Verhaltensdaten, Sozialdaten, Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, Rentenversicherungsnummer, Gehaltsdaten, Fahrerlaubnisdaten, ggf. Verkehrsordnungswidrigkeiten [bei Dienstfahrzeugberechtigten], Bilddaten, ggf. Vermögensverhältnisse [Pfändung] sowie die Steueridentifikations-nummer).
Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Einstellungsprozesses oder während des Beschäftigungsverhältnisses erhoben. In bestimmten Konstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften personenbezogene Daten auch bei anderen Stellen erhoben. Dazu gehören insbesondere anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Informationen beim zuständigen Finanzamt sowie Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der jeweiligen Krankenkasse. Daneben können wir Daten von Dritten (z. B. Stellenvermittlung) erhalten haben.
In den vorgenannten Daten sind auch Daten besonderer Kategorien im Sinne des Art. 9 Abs.1 DSGVO enthalten, welche nach der DSGVO besonderen Schutz genießen und nur bei Vorliegen besonderer Voraussetzungen verarbeitet werden dürfen. Hierzu zählen alle Daten, aus denen rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie genetische und biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung. Personenbezogene Daten besonderer Kategorien verarbeiten wir ausschließlich zu den in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecken und auf Grundlage der in dieser Datenschutzerklärung genannten Rechtsgrundlagen.
III. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z. B. dem Betriebsverfassungsgesetz – _BetrVG, dem Arbeitszeitgesetz – _ArbZG, den Sozialgesetzbüchern – _SGB I-XII etc.).
1. Erfüllung vertraglicher Pflichten
In erster Linie dient die Datenverarbeitung der Begründung, Durch-führung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG. Daneben können Kollektivvereinbarungen (Betriebsvereinbarungen, ggf. tarifvertragliche Regelungen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) i. V. m. Art. 88 Abs. 1 DSGVO und § 26 Abs. 4 BDSG als datenschutzrechtliche Erlaubnisvorschrift herangezogen werden.
2. Ihre erteilte Einwilligung
Ggf. verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage einer von Ihnen er-teilten Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG. Die erteilte Einwilligung ist jederzeit widerruflich. Den Widerruf der Einwilligung können Sie an die unter Ziff. I. genannten Kontaktdaten richten. Bis zum Widerruf erfolgte Datenverarbeitungen bleiben rechtmäßig. Soweit die Datenspeicherung auf eine Einwilligung gestützt wurde und keine anderweitigen Rechtsgrundlagen für die Speicherung bestehen, werden wir Ihre Daten nach dem Widerruf löschen. Bitte beachten Sie hierzu auch die Informationen, die Sie im Rahmen der Einwilligung erhalten bzw. erhalten haben.
Im Einzelfall kann eine erteilte Einwilligung nach § 22 des Kunsturhebergesetzes (KunstUrhG) zu beurteilen sein, insbesondere bei Foto- oder Videoaufnahmen im Rahmen von Medienproduktionen. Bei einer nach § 22 KunstUrhG erteilten Einwilligung ist die Möglichkeit des Widerrufs unter Umständen eingeschränkt, sodass sich der Widerruf nicht auf die Verwendungsmöglichkeit von Lichtbild-aufnahmen (Fotos und Videos) bezieht. Auf diese Folge werden wir Sie im Einzelfall zuvor hinweisen.
3. Rechtliche Verpflichtung
Ihre Daten verarbeiten wir auch, um unsere rechtlichen Pflichten als Arbeitgeber, insbesondere im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsrechts sowie nach dem Geldwäschegesetz oder Antiterror-gesetzen erfüllen zu können. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i. V. m. § 26 BDSG sowie den jeweiligen bereichs-spezifischen gesetzlichen Regelungen und Vorschriften.
4. Berechtigtes Interesse
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten zu wahren. Hierzu zählen:
• Zwecke des Managements, der Prozessoptimierung und der Organisation der Arbeit;
• Wirtschafts- und Personalplanung;
• Vorbereitung von Personal- und sonstigen Unternehmens-entscheidungen;
• Sicherheits-, Qualitäts-, Verhaltens- und Leistungskontrollen;
• Schutz unseres Eigentums und sonstiger Rechte bzw. der Kunden und Geschäftspartner;
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
• Verhinderung und Aufklärung von Straftaten gegen uns und/oder Dritte;
• Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses;
• Inanspruchnahme der Rechte von Beschäftigten;
• Allgemeine Geschäftssteuerung;
• Durchführung uns erteilter Aufträge;
• Einhaltung von Verpflichtungen aus Verträgen mit Dritten;
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebes;
• Durchführung von eLearning-Maßnahmen;
• Zwecke der internen Kommunikation und sonstige Verwaltungszwecke.
IV. Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten und Rechtsgrundlage
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, dient die Verarbeitung vorrangig der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z. B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung zur Erfassung und Gewährung gesetzlich vorgeschriebenen Zusatzurlaubs, Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe, Verarbeitung der Religionszugehörigkeit zur Abführung der Kirchensteuer). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b) i. V. m. Art 88 DSGVO und § 26 Abs. 3 BDSG.
Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für Zwecke der Gesundheitsvorsorge oder die Beurteilung der Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 lit. h), Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 lit. b) BDSG erforderlich sein.
Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener
Daten auf einer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO
i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG beruhen (z. B. betriebliches Gesundheitsmanagement).
Die erteilte Einwilligung ist jederzeit widerruflich. Den Widerruf der Einwilligung können Sie an die unter Ziff. I. genannten Kontaktdaten richten. Bis zum Widerruf erfolgte Datenverarbeitungen bleiben von dem Widerruf unberührt und rechtmäßig.
Soweit die Datenspeicherung auf eine Einwilligung gestützt wurde und keine anderweitigen Rechtsgrundlagen für die Speicherung bestehen, werden wir die Sie betreffenden Daten nach dem Widerruf löschen. Bitte beachten Sie hierzu auch die Informationen, die Sie im Rahmen der Einwilligung erhalten bzw. erhalten haben.
Sollten personenbezogene Daten darüber hinaus für einen in dieser Datenschutzerklärung genannten Zweck verarbeitet werden, informieren wir Sie zuvor darüber.
V. Übermittlung personenbezogener Daten
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen (z. B. Fachbereich, Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung) Ihre personenbezogenen Daten, die mit der Datenverarbeitung betraut sind und die Daten zur ordnungsgemäßen Datenverarbeitung und Erfüllung dieser Aufgabe benötigen.
Soweit wir zur Durchführung und Abwicklung von Verarbeitungsprozessen Dienstleister in Anspruch nehmen, werden die Vertragsverhältnisse nach den Bestimmungen der DSGVO und des BDSG geregelt und die Dienstleister vertraglich auf die Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen verpflichtet. So stellen wir die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen sicher. Eine Liste von uns derzeit eingesetzter Auftragsverarbeiter und Dienstleister, zu denen nicht nur vorrübergehende Geschäftsbeziehungen bestehen, können unter den unter Ziff. I. angegebenen Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten angefordert werden.
Darüber hinaus können personenbezogene Daten an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens übermittelt werden, soweit dies zur Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten als Arbeitgeber erforderlich ist. Dies können z. B. sein:
• Behörden (z. B. Rentenversicherungsträger, berufsständische Versorgungseinrichtungen, Sozialversicherungsträger, Bundesagentur für Arbeit, Finanzbehörden, Gerichte, Ordnungsbehörden, Polizeibehörden);
• Ihre jeweilige kontoführende Bank des Gehaltskontos (SEPAZahlungsträger);
• Annahmestellen der Krankenkassen;
• Stellen, die Ansprüche aus der betrieblichen Altersversorgung gewährleisten;
• Stellen, die vermögenwirksamen Leistungen auszahlen / die Auszahlung ermöglichen;
• Drittschuldner im Falle von Lohn- und Gehaltspfändungen;
• Insolvenzverwalter im Falle einer Privatinsolvenz.
VI. Besondere Hinweise zu unserem „Hinweissystem“
-/-
VII. Rechte als betroffene Person
Sie können unter den unter Ziff. I. genannten Kontaktinformationen Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen (Art. 15 DSGVO i. V. m. § 34 BDSG). Darüber hinaus können Sie unter Einhaltung der gesetzlichen Voraussetzungen die Berichtigung von Daten (Art. 16 DSGVO) sowie die Löschung Ihrer Daten verlangen (Art. 17 DSGVO). Soweit die Löschung von Daten nicht vorgenommen werden kann, z. B., weil wir gesetzlich verpflichtet sind die Daten aufzubewahren, werden wir die Daten mit einem Sperrhinweis versehen und nur noch zu den vorgesehenen Zwecken und bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist verarbeiten. Wir werden die Daten in diesem Fall nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist
löschen.
Ihnen kann ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 18 DSGVO) sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO) zustehen.
Sie haben das Recht eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Hierzu können Sie sich unter den unter Ziff. I. genannten Kontaktdaten an uns sowie an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Bis zum Widerruf erfolgte Datenverarbeitungen sowie ggf. Datenübermittlungen bleiben rechtmäßig.
VIII. Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde
Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an unseren oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die
Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 36
55116 Mainz
Telefon: (06131) 8920-0
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de
IX. Dauer der Datenspeicherung
Personenbezogene Daten werden gelöscht sobald der Vorgang, für den diese erhoben wurden, abgeschlossen ist und mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht mehr rekonstruiert werden muss. Dies ist in der Regel spätestens der Fall, wenn Verjährungsfristen für etwaige aus dem Vorgang resultierende Rechtsansprüche abgelaufen sind. Die Regelverjährung nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) beträgt drei volle Kalenderjahre nach Ablauf des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.
Wir unterliegen darüber hinaus verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich insbesondere aus handels-, gesellschafts- sowie steuerrechtlichen Vorschriften ergeben können. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. In besonderen Einzelfällen kann die Speicherung auch länger erfolgen, z. B. bei Aufbewahrung der Unterlagen zur Ermöglichung bzw. Abwicklung einer etwaigen betrieblichen Altersversorgung.
In Einzelfällen kommen kürzere Löschfristen zur Anwendung, z. B. bezüglich Unterlagen, die nach ihrem Ausscheiden aus unserem Unternehmen nicht mehr benötigt werden. Solche werden in der Regel in einer Frist von drei Monaten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gelöscht.
X. Datenübermittlung an Drittländer
Grundsätzlich haben wir nicht die Absicht, Ihre personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation zu übermitteln. Wir übermitteln Ihre Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR – Drittländer) nur dann, so-weit dies zur Ausführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben. Soweit wir uns zur Ausführung des Beschäftigungs-verhältnisses Software / Dienstleistungen Dritter bedienen, können – _je nach Verarbeitungszweck – _Ihre Daten oder Teile Ihrer Daten in Drittstaaten (z. B. in die Vereinigten Staaten von Amerika) übermittelt werden. Wir weisen darauf hin, dass mit Wegfall des EU-US-Privacy Shields derzeit für die Vereinigten Staaten ein Angemessenheitsbeschluss i. S. d. Art. 45 Abs. 3 DSGVO der Kommission für ein ausreichendes Datenschutzniveau fehlt. Daher vereinbaren wir mit bestimmten von uns eingesetzten Dienstleistern zum Schutz Ihrer Daten von der EU-Kommission erlassene Standarddaten-schutz-klauseln i. S. d. Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO. Einige von uns beaufragte Dienstleister stützen sich ferner auf von der zuständigen Aufsichtsbehörde genehmigte verbindliche interne Vorschriften i. S. d. Art. 46 Abs. 2 lit. b) i. V. m. Art. 47 DSGVO (sog. Binding Corporate Rules – _BCR).
Datenübermittlungen in andere Drittländer finden ebenfalls nur statt, soweit ein Angemessenheitsbeschluss i. S. d. Art. 45 Abs. 3 DSGVO vorliegt (bspw. Kanada, Japan und Schweiz), der Dienstleister über genehmigte BCR verfügt oder wir Standardvertragsklauseln mit dem Dienstleister abgeschlossen haben.
Detaillierte Information dazu sowie über das Datenschutzniveau bei unseren Dienstleistern in Drittländern können Sie von unserem Datenschutzbeauftragten, unter den unter Ziff. I. angegebenen Kontaktdaten erhalten.
XI. Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten
Im Rahmen Ihrer Beschäftigung sind Sie verpflichtet alle personen-bezogenen Daten bereitzustellen, die für die Begründung, Durch-führung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne Bereitstellung dieser Daten sind wir nicht in der Lage, das Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen durchzuführen.
XII. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profilbildung
Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir keine automatisierte Entscheidungsfindung i. S. d. Art. 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.
Wir verarbeiten Ihre Daten teilweise automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (sog. Profiling gemäß Art. 4 Nr. 4 DSGVO). Wir setzen Profiling beispielsweise in folgenden Fällen ein: Wir können Ihre Daten auswerten, um Ihre potenzielle Eignung für andere, qualifiziertere Tätigkeiten zu ermitteln. Diese Aus-wertung erfolgt anhand statistischer Verfahren unter Heranziehung von aktuellen Daten und solchen aus der Vergangenheit.
XIII. Widerspruchsrecht – Art. 21 DSGVO
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr zu diesen Zwecken verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nach-weisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder soweit die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Stand: Februar 2024